Regalos y merchandising para congresos

Un congreso no tiene un público, tiene cuatro. Tras más de 10 años gestionando pedidos para congresos y ferias, hemos podido observar que el merchandising que mejor funciona es aquel que separa el presupuesto por perfil en lugar de comprar un único artículo para todo el mundo.

Por ejemplo, para los asistentes se requiere un volumen alto de unidades y un bajo coste unitario. Así pues, un bolígrafo, las libretas promocionales, las bolsas de tela y los llaveros personalizados encajan muy bien. Además, son productos que se pueden utilizar durante la propia jornada.

En cambio, para ponentes y VIP, se debe apostar por obsequios con un coste unitario elevado, ya que solo se necesitarán entre 10 y 40 artículos, dependiendo del congreso. En estos casos es muy recomendable elegir regalos tecnológicos o de escritorio con acabado premium y presentados en caja. De este modo, el regalo se entrega en mano y el packaging forma parte del gesto.

Asimismo, para el staff y la organización, los lanyards, los portaacreditaciones y el textil identificativo, les aporta una clara función operativa, no promocional. El objetivo es que, durante el congreso, cualquiera pueda distinguir a quien puede resolver un problema del resto de la sala.

Finalmente, para el stand propio, hay que cambiar la lógica: el regalo no es un obsequio, es un motivo para detenerse. Funciona mejor un producto que invita a una interacción de 30 segundos, como productos de escritorio plantables o tecnología de carga solar, por ejemplo.

Guía para acertar con la cantidad de unidades

Sin duda alguna, calcular mal la cantidad de unidades que se necesitan es el error más caro que se comete. Por ello, hemos preparado unos tips que esperemos que te ayuden a evitarlo:

• Bolsa de bienvenida (entrega garantizada a cada inscrito): Número de inscritos + 5-8%. Ese margen cubre las inscripciones de última hora, los acompañantes y el material que pueda estropearse durante el montaje. En este tipo de entrega, una bolsa publicitaria también permite reunir el resto del material del congreso en un único pack.
• Producto entregado en stand (entrega no garantizada): Entre el 30% y el 50% de los asistentes totales del congreso, no del aforo de tu sala. Nadie visita todos los stands.
• Ponentes y VIP: Número exacto + 3 unidades de reserva.

Un aviso poco intuitivo: en artículos personalizados, doblar la cantidad casi nunca dobla el precio. El coste de preparación del marcaje suele ser fijo y se reparte entre las unidades. Así pues, antes de ajustar a la baja, pide presupuesto de dos cantidades: verás que en muchos productos el pedido encarece mucho menos de lo que parece, y el sobrante puede servirte para el siguiente evento.

En Gift Campaign contamos con un amplio catálogo de regalos para eventos corporativos que se pueden entregar en congresos y convenciones. Esto se traduce en un gran rango de precios, lo que nos permite adaptarnos a las posibilidades y necesidades de cada campaña y empresa. Nuestro consejo es definir el presupuesto y los regalos a partir del coste por asistente que puedas asumir.

• Menos de 2 € por asistente: Bolígrafo con logo, llavero, libreta básica, bolsa de tela ligera o dulces con logo de empresa. Es la franja del congreso masivo. Aquí conviene priorizar utilidad, facilidad de reparto y coste unitario.
• Entre 2 € y 8 €: La franja donde está el mejor retorno para la mayoría de congresos profesionales. Permite botellas reutilizables, libretas con tapa dura, mochilas de cuerdas o sets combinados. Es también donde empieza a tener sentido el producto sostenible con certificación, muy valorado en congresos del sector salud, educación y administración pública.
• Más de 8 €: Reservado a ponentes, patrocinadores y contactos cualificados. Powerbanks, auriculares, altavoces con logo, artículos de escritorio y sets presentados en caja de regalo.

Si estás dudando entre repartir el presupuesto entre todos o concentrarlo en un grupo más reducido, nuestra opinión es clara: es preferible un buen regalo para 200 personas que uno mediocre para 1.000, salvo que tu objetivo sea puramente de visibilidad en sala.

Recomendación de experto: Qué funciona y qué no en un congreso

Después de años preparando material para congresos para compañías de 7 mercados europeos, hemos aprendido que el mejor merchandising para congresos no es el más vendido, sino el que resuelve un problema real.

Lo que sí funciona:

Apostar por productos de uso inmediato durante el evento, como botellas reutilizables, libretas con boli o bolsas resistentes, ya que pasean tu marca por pasillos y ponencias. Para los perfiles VIP, la clave son los regalos de utilidad crítica, como un powerbank cuando la batería se agota, generando un impacto positivo e inmediato.

Lo que no recomendamos (aunque nos lo pidan):

Artículos voluminosos o pesados que no caben en el equipaje de mano y terminan olvidados en el hotel. Tampoco aconsejamos sacrificar la calidad para inflar la cantidad, ya que un producto que se rompe transmite esa misma imagen de tu marca. Finalmente, evitamos los comestibles sin control, pues en eventos de varios días suelen generar problemas de conservación y alérgenos.

La fecha de un congreso se sabe con muchos meses de antelación. Y, aun así, a menudo recibimos pedidos de máxima urgencia por una mala organización temporal. Así pues, en este punto, sugerimos tratar la llegada de estas fechas como una cuenta atrás, incluso en la adquisición de los regalos y/o merchandising.

8-10 semanas antes

Estudia las opciones, selecciona el o los productos que mejor puedan encajar y solicita el presupuesto y la muestra virtual. Con este margen, imprescindible para pedidos de grandes cantidades, dispondrás de tiempo de sobra para hacer ajustes y cambios antes de iniciar la producción.

4-5 semanas antes

Momento razonable para un pedido estándar. La entrega de la mayoría de artículos personalizados se completa en un máximo de 10 días laborables, pero necesitas colchón para validar la muestra virtual, solicitar cambios y para el envío al destino final.

2 semanas antes

Todavía es viable con productos de stock y envío exprés (coste adicional indicado antes de confirmar el pedido). Sin embargo, recomendamos no arriesgar tanto.

Menos de 1 semana

Posible solo en artículos muy concretos. Escríbenos y te diremos qué puede llegar a tiempo.

Antes de producir cualquier pedido enviamos una muestra virtual con tu logo aplicado sobre el producto. Ningún pedido entra en producción sin que tú hayas aprobado esa imagen: es el filtro que evita que 1.000 unidades lleguen con el logo descentrado o en un color que no hayas elegido.

Por qué hacer regalos en congresos

Integrar el merchandising en la estrategia de una feria o convención va mucho más allá de entregar un simple detalle publicitario: se trata de una inversión de alto impacto para tu marca.

Por un lado, los obsequios actúan como un potente reclamo que atrae a los asistentes hasta tu stand y sirve como rompehielos natural para iniciar conversaciones de negocio de forma fluida.

Por otro lado, a nivel de imagen, los artículos con tu identidad corporativa multiplican la visibilidad y refuerzan el recuerdo de marca, ya que acompañan al asistente tanto durante la jornada como en su día a día tras el evento.