Las agendas personalizadas son un método muy útil y práctico para organizar el día, apuntarse nuevas citas, reuniones y otros compromisos y no necesitar hacer uso de la memoria. Independientemente de tu edad o profesión pueden salvar de más de un apuro.
Con las nuevas tecnologías es común el tener este accesorio en el móvil y consultarlo desde ahí. Sin embargo, son muchas las ventajas de tener una agenda personalizada física. Por ese motivo, no solo vamos a explicar por qué deberías tenerla o regalar una a tus empleados sino, también, cuáles son los mejores tips para organizar la agenda.
· ¿Por qué usar agendas personales para empresa?
· Separas el contenido que organiza tu día a día respecto otras cosas que pueden ser distracciones. Es decir, si dispones de una App para saber tus compromisos y otra para realizar anotaciones tipo «comprar suministros», será difícil llevar el control. Es mejor centralizarlo en un único accesorio.
· Si es una agenda únicamente para temas laborales, hay una distinción mucho mejor de la parte personal respecto la del trabajo. En cambio, si mezclas en un solo lugar ambos eventos será complicado desconectar.
· No se quedará sin batería en momentos inoportunos, por lo que se podrá consultar cuando se desee.
· En el caso de entregarla a los miembros del equipo, se les estará dotando de un instrumento eficaz para organizar los timings, sin necesidad de que ellos tengan que buscarse su propio medio.
· Siguiendo con el punto anterior, se puede dejar en la propia oficina, evitando así tener ese recordatorio constante de lo que se debe hacer al día siguiente.
· Al permitir ser más eficiente y productivo, generará una mayor satisfacción al ver cómo se van cumpliendo los objetivos.
· Consejos para organizar la agenda
Escoge la agenda más adecuada
Hay de página/día y otras semanales. Tanto si es para ti como para hacer un regalo, escoge la que mejor pueda servir para organizarse. En el caso de que haya una gran cantidad de tareas pero sin necesitar especificar, la opción adecuada es la segunda. Si hay que realizar anotaciones variadas, la preferencia más acertada es la de una página por día.
Organiza según las prioridades
La manera más efectiva de hacerlo es por colores. Se puede usar, por ejemplo, rojo para las más urgentes, amarillo para las prioritarias y verde para las menos importantes. Luego, queda en la propia persona si hacerse algún asterisco mientras se lleva a cabo o, directamente, se tacha en cuanto se haya completado. La otra alternativa, sino se desea llenar el interior de colores, es hacerlo mediante números, sustituyendo al rojo, amarillo y verde por el 1, 2 y 3.
Deja un espacio a la improvisación
Fundamental. Siempre surgen imprevistos: eso es algo seguro. Por ese motivo, si se llena la agenda y no se deja un hueco durante el día para poder solventar cualquier contratiempo, entonces empezarán a acumularse tareas urgentes y será imposible hacer una gestión correcta del tiempo.
Utiliza la metodología SMART
Es decir, tus objetivos para ese periodo de tiempo deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y encajados en una unidad de tiempo adecuada. Si se hacen anotaciones vagas, se llena todo de tareas banales o se pretende hacer en pocas horas, entonces no se logrará alcanzar todo lo que se desea.
No dejes tareas a medias
Continuando con lo mencionado en puntos anteriores, si se van dejando tareas pendientes estas se van a acumular con las siguientes, creando un pequeño caos muy difícil de administrar, sobre todo si lo que se queda en el tintero es urgente.
Los post-its son tus mejores aliados
Sobre todo para aquellas agendas que sean de páginas semanales. En caso de querer tener un formato más reducido y compacto pero necesitar hacer notas adicionales, lo ideal será usar adhesivos, los cuales se podrán quitar una vez que ya no se requiera esa información extra.
Utiliza pegatinas de colores para marcar fechas destacadas
En caso de querer tener presenta una determinada fecha, una buena idea es la de usar los clásicos celos de colores que permiten abrir el cuaderno por la página en la cual esté enganchado. De esta forma, se tomará mucha más conciencia de cuándo se aproximan eventos importantes.
Estas son nuestras recomendaciones en cuanto a organizar tu agenda. Recuerda que, aunque pueda parecer un método pasado de moda, son muchas las personas que las utilizan a diario. Por ese motivo, son un regalo publicitario muy popular para entregar en los últimos meses del año. Incluso la Vecina Rubia tuvo éxito con este objeto en su merchandising.
Si, igualmente, estas pensando en dar agendas personalizadas en tu próxima promoción, a tus empleados o en un evento, nosotros te ayudamos a escoger tanto el modelo como la técnica de marcaje. Para finalizar, si deseas dejarnos tus propios trucos para organizarte, te leeremos en la caja de comentarios de la parte inferior.