Con el alto ritmo que se vive en el mundo laboral actual, la gestión eficaz del tiempo se ha convertido en un factor crucial para la productividad y el éxito personal. Con un sinfín de tareas y responsabilidades que tenemos que gestionar, contar con las herramientas adecuadas de planificación puede marcar la diferencia entre sentirnos abrumados y mantener un equilibrio saludable.
· El tiempo que pierdes en actividades no productivas
Por término medio, cada empleado dedica el 51% de su jornada laboral a actividades no productivas. Las causas más comunes de esta pérdida de tiempo son principalmente los desplazamientos y los correos electrónicos innecesarios. Aunque si hay una tarea que destaca como una de las que más horas a la semana roba a los empleados son las reuniones. Un mando superior pasa de media el 72% de la jornada semanal en reuniones, llegando a tener hasta 37 citas por semana.
Además, cada empleado pierde de media 3 horas al día a las distracciones en su puesto de trabajo y dedican 1,5 horas a tareas que no son relevantes para su función en la empresa.
A continuación, exploraremos algunas de las mejores herramientas y aplicaciones de gestión del tiempo que pueden ayudarte mantenerte centrado y organizado en tu rutina laboral diaria.
· Herramientas esenciales para una gestión eficaz del tiempo
1- Google Calendar
Google Calendar es una herramienta esencial para la gestión del tiempo. Esta consiste en un calendario con el cual podrás administrar tus eventos, citas, tareas y recordatorios.
Normalmente Google es una herramienta gratuita para todo el mundo, pero para las empresas que necesitan mucho espacio para almacenar sus datos o realizar videollamadas con varias personas y muchos otros servicios especiales, existen varios planes de pago.
Ventajas:
- Permite compartir calendarios con tus compañeros.
- Puede ayudarte a cumplir tus propósitos estableciendo objetivos específicos, como dedicar tiempo a un proyecto concreto o a una entrega precisa.
- Esta integrada con Gmail, por lo que recibirás automáticamente eventos relacionados con reuniones, viajes de negocios y mucho más.
- Puedes integrar el calendario con otras aplicaciones, como Google Meet, para simplificar la planificación de reuniones en línea.
- Permite establecer recordatorios para eventos y citas, una forma perfecta para no olvidar las tareas más importantes.
- Se sincroniza automáticamente con otros productos de Google, lo que permitirá consultarlo desde cualquier dispositivo.
Desventajas:
- Dependencia de internet.
- Al ser un servicio de Google está sujeto a la política de seguridad y privacidad de ellos lo que puede ser un problema para algunos usuarios.
- Las opciones de personalización no son muy amplias.
2- Asana
Es una plataforma de gestión de proyectos que permite a los equipos organizar tareas, fijar plazos y colaborar eficazmente en un mismo espacio.
Ventajas:
- Interfaz intuitiva.
- Permite crear listas de tareas, asignarlas a los miembros del equipo, supervisar los progresos y establecer prioridades.
- Dispone de versión gratuita para equipos de hasta 15 miembros.
- Cuenta con múltiples vistas del proyecto: listas, cronogramas y calendarios, para adaptarse a las necesidades de cada equipo.
- Se puede automatizar tareas rutinarias, creando reglas personalizadas.
- Permite la integración con otras plataformas de trabajo como pueden ser Outlook, Zoom, Google Calendar o Slack.
Desventajas:
- Cada tarea solamente se puede asignar a una persona del equipo.
- El diagrama de Gantt es muy sencillo.
- Al comienzo puede ser un poco confuso y lleva tiempo aprender a utilizarla de manera eficiente.
3- Evernote
Evernote es una aplicación diseñada para tomar notas, organizar el trabajo, gestionar tareas y crear recordatorios, mejorando así la productividad. Esta app permite a los usuarios crear textos, dibujos, fotografías o guardar capturas de imagen.
Esta es de una de las herramientas más populares para descargar y almacenar un archivo digital con información importante.
Ventajas:
- Es muy fácil de utilizar.
- La versión gratuita es muy completa con 60MB de almacenamiento al mes.
- La versión de pago se puede usar sin conexión a internet.
Desventajas:
- Muchas funcionalidades son de pago.
- Es una herramienta con muchas posibilidades por lo que al comienzo puede ser un poco abrumadora.
4- Trello
Trello es una potente plataforma visual diseñada para gestionar las tareas según tu programación. Te permite crear «tableros» dedicados a distintos proyectos y organizar las tareas mediante «tarjetas». Este sistema visual único te permite tener a la vista todo tu flujo de trabajo y supervisar el progreso de las tareas, lo que mejora enormemente la colaboración y la gestión del tiempo.
Ventajas:
- Aunque al principio puede resultar un poco enredoso, en realidad, una vez que se comienza a utilizar es fácil y práctica.
- Tiene un plan gratuito muy completo con hasta 10 tableros. Aun así, si necesitas más, cuentan con 3 planes de pago con herramientas más profesionales.
- Herramienta muy visual.
- Es una plataforma muy colaborativa.
- Permite agregar comentarios.
Desventajas:
- No está pensada para proyectos complejos.
- No es posible analizar el rendimiento de los proyectos.
- No tiene muchas opciones de personalización.
5- Pomodoro Timer
El Temporizador Pomodoro es una técnica de gestión del tiempo desarrollada por Francesco Cirillo en la década de 1980 y fue diseñada para mejorar la concentración y la productividad dividiendo el tiempo en intervalos de trabajo focalizados, llamados «Pomodoros», seguidos de breves descansos.
El nombre «Pomodoro» procede de un temporizador de cocina con forma de tomate que Cirillo utilizaba cuando era estudiante universitario para gestionar su tiempo de estudio. Su idea era dividir el trabajo en bloques de tiempo concentrado, normalmente de 25 minutos, seguidos de un breve descanso de 5 minutos.
Basándose en esta técnica, se han desarrollado varias aplicaciones que puedes descargar fácilmente. Las más utilizadas son: Pomodoro Timer, Focus To Do y Focus Booster, todas ellas gratuitas.
Ventajas:
- Fácil implementación.
- Enfoque y concentración hacia la tarea que estás realizando.
- Evita la sensación de cansancio y fomenta la motivación.
- Elimina progresivamente la procrastinación.
Desventajas:
- Requiere una gran concentración.
- Se aplica de forma individual.
- No es recomendable para realizar tareas creativas.
6- RescueTime
Es una aplicación diseñada para monitorizar automáticamente tu actividad online. Proporciona informes detallados sobre qué aplicaciones y sitios web ocupan la mayor parte de tu tiempo, lo que te permite identificar distracciones y áreas de mejora. Con esta información, puedes reorganizar mejor tu día y ser más productivo.
En pocas palabras, se trata de una plataforma que calcula y evalúa el tiempo que pasas frente al ordenador.
Ventajas:
- Te propone objetivos diarios.
- Dispone de Focus Sessions que al activarlas bloque los sitios que impactan negativamente al enfoque.
- Se pueden usar diferentes navegadores y es multidispositivo.
- Permite exportar informes.
Desventajas:
- Esta plataforma ve todo lo que haces en el ordenador, digamos que le das permiso para que te espíe.
- Ofrece una prueba gratuita de dos semanas, después el coste mensual es de aproximadamente 12 euros.
- Plataforma en inglés.
7- Post-it
Si no eres un amante de la tecnología y necesitas apuntar todo lo que tienes que hacer, siempre puedes recurrir a las agendas de toda la vida o a las notas adhesivas personalizadas.
Utilizando post-it de distintos colores puedes diferenciar las cosas que hay que hacer según la urgencia o el tipo de tarea. Por ejemplo, todas las reuniones pueden escribirse en post-its verdes, las entregas urgentes en rosas y el resto en amarillos, de modo que a primera vista tengas un esquema claro y organizado de la semana o el mes en tu escritorio.
Ventajas:
- Son versátiles.
- Siempre las tienes a mano.
- No dependen de conexión a internet.
Desventajas:
- Se pueden perder.
- Se utilizan solo para tareas a corto plazo.
- Son de tamaño pequeño por lo que las anotaciones deben ser concisas y cortas.
· Conclusiones
Éstas son nuestras recomendaciones, pero ten en cuenta que la gestión del tiempo es más bien un estado de ánimo subjetivo y es una habilidad que se desarrolla con el tiempo y con la práctica. Un método que puede ser eficaz para ti, puede no serlo para otra persona, así que tienes que descubrir las herramientas y métodos que mejor se adapten a tu estilo de trabajo y necesidades individuales. Tanto si prefieres una técnica de temporizador como una aplicación de seguimiento de tareas o una plataforma de gestión de proyectos, las opciones son muy grandes. Así que experimenta con distintas soluciones y descubre cuáles son las que te ayudan a mantener la concentración, reducir el estrés y ser más productivo durante tu jornada laboral.
¿Has utilizado alguna vez alguna de estas aplicaciones? ¿Utilizas alguna otra? Cuéntanos la tuya en la sección de comentarios, tenemos curiosidad por saber cómo organizas tu día.