Los eventos al aire libre son una tendencia al alza, y no es casualidad. Y es que este tipo de acontecimientos permiten a las marcas y empresas conectar con sus públicos, clientes y trabajadores en un entorno mucho más cercano, natural y relajado.
Los espacios exteriores ofrecen muchas posibilidades, especialmente en la temporada de primavera y verano, cuando las temperaturas son más agradables y los días cuentan con muchas horas de luz natural. En este sentido, tanto jornadas corporativas, como ferias promocionales o celebraciones informales, son escenarios cuyo éxito estará prácticamente garantizado si se elige el entorno exterior apropiado.
· ¿Por qué celebrar mis eventos al aire libre?
Las celebraciones, campañas y fiestas que tienen lugar en espacios abiertos ofrecen grandes beneficios estratégicos a nivel organizativo, emocional y de imagen para las diferentes marcas.
Por un lado, ayudan a crear ambientes más relajados y auténticos, lo que fomenta la participación espontánea y facilita la interacción entre asistentes. De esta forma, se logran relaciones más genuinas y naturales, invitándolos a conocerse y dejarse ver en entornos lejanos a la formalidad propia de las oficinas, las empresas y las salas de reuniones.
Por otro lado, los espacios exteriores permiten una mayor flexibilidad en la distribución y uso del espacio, ya que no cuenta con algunas de las restricciones físicas que imponen los recintos cerrados. Por ejemplo, puedes diseñar recorridos, crear zonas temáticas, preparar áreas de descanso u organizar dinámicas de grupo con total libertad, adaptándolas a cada público y al objetivo del evento.
Asimismo, desde el punto de vista de la comunicación, los eventos al aire libre pueden reforzar algunos de los valores asociados a la compañía. La sostenibilidad, el bienestar, la cercanía o la conexión con la naturaleza son algunos de los ejemplos más claros. De este modo, se consigue proyectar una imagen más humana y consciente, muy valorada entre el público de hoy en día.
También son una excelente opción para aprovechar al máximo los recursos naturales. Es decir, la luz solar, la ventilación y los paisajes aportan comodidad y decoración sin la necesidad de grandes inversiones. De hecho, en muchos casos, la localización se convierte en una de las protagonistas de los eventos, formando parte de la experiencia y contribuyendo a hacerla aún más inmersiva.
Finalmente, a la larga, los eventos al aire libre acaban generando mayor visibilidad y, en consecuencia, impacto. Y es que, al ser más fotografiables, se eleva su presencia en redes sociales, llegando a un número mucho más amplio de personas y públicos.
· Organizar un evento al aire libre: 7 tips imprescindibles
Aunque tiene numerosas ventajas, organizar un evento al aire libre también conlleva tener en cuenta una serie de retos que pueden superarse con una buena planificación y atención al detalle. ¡Te los contamos!
1. Elige el espacio con cabeza
Asegúrate de que la ubicación donde vas a celebrar el evento encaje con tus requisitos y necesidades. Es decir, tenga capacidad de sobras para los asistentes, cuente con ambientes adaptados a tu objetivo, disponga de alguna zona exterior aunque se celebre en invierno… Para encontrar localizaciones que se adapten a ti, te recomendamos usar buscadores de espacios, ya que gracias a sus filtros podrás acotar la búsqueda y dar con el sitio perfecto.
2. Planifica según el clima
El tiempo es un factor determinante. Por ello, debes revisar el pronóstico con antelación y tener siempre un plan B. Bien sabemos que, a veces, el clima puede ser imprevisible. Asimismo, si el evento es en los meses más calurosos, es importante considerar zonas de sombra, ventiladores o nebulizadores; mientras que, si es en meses con temperaturas más bajas, hay que contar con carpas, paraguas o calefactores. Ir un paso por delante, puede marcar la diferencia entre un evento exitosos y uno que quede en el olvido.
3. Garantiza la comodidad de los asistentes
Asegúrate de ofrecer agua fresca, aperitivos, asientos adecuados y para todos los asistentes, incluso protección solar o mantas si las condiciones lo requieren. Tener presente hasta el último detalle proyecta una imagen de profesionalidad que, a la larga, hará que tu marca se asocie con emociones positivas.
4. La estética y los detalles técnicos cuentan
La iluminación, el sonido y la decoración deben estar pensados específicamente para exteriores, evitando que se estropeen si se mojan o que salgan volando si llegan ráfagas de viento imprevisibles. Además, si el sonido está bien distribuido, la iluminación es cálida y elegante y el espacio está bien señalado un espacio común se puede convertir en un escenario lleno de significado y mensajes corporativos.
5. Gestiona la logística y los permisos:
Los aspectos prácticos son tan importantes como todo lo demás. En concreto, aquellos referentes a accesos cómodos y adaptados para todos los públicos y personas, a que haya suficientes baños para los asistentes (portátiles si es necesario), a los puntos de limpieza y a la seguridad del evento. Asimismo, si el acontecimiento se celebra en un espacio público, no olvides tramitar con antelación los permisos municipales ni verificar las normativas locales.
6. Sorprende con un kit de regalos exclusivos
Otro detalle que marca la diferencia es entregar a los asistentes un kit personalizado con productos útiles y diseñados exclusivamente para el evento que, además, se puedan usar durante la jornada. Este tipo de obsequios no solo mejoran la experiencia desde el primer momento, sino que también refuerzan tu branding. Y si encima se entregan con un packaging bien cuidado, una selección coherente con el evento y una personalización adecuada pueden convertir un simple regalo en un recuerdo directamente asociado a tu marca.
7. Respeta el entorno
Por último, los eventos al aire libre son una excelente oportunidad para reforzar el compromiso ecológico y los valores sostenibles de tu empresa. Utiliza vajillas compostables, botellas reutilizables, señalización ecológica y contenedores de reciclaje bien visibles. También te sugerimos apostar por proveedores locales. A su vez, es esencial que te asegures de que el espacio queda completamente limpio una vez finalizada la fiesta o presentación.
· ¿Puedo celebrar mi evento en espacios exteriores?
Casi todos los acontecimientos son aptos para celebrarse en entornos abiertos, solo se debe adaptar a las condiciones que cada espacio requiera. Sin embargo, si es cierto, que existen algunas celebraciones o eventos cuya organización al aire libre es más típica que otros.
Por ejemplo, los team buildings y jornadas corporativas encuentran en el exterior el entorno ideal. Esto se debe a que se trata de actividades centradas en fortalecer la cohesión de equipo y, para ello, se basan en juegos de grupo, circuitos de retos, actividades deportivas o talleres al aire libre que ayuden a romper con el estrés de la rutina y mejorar la comunicación entre compañeros lejos de la oficina.
También, cada vez más, cuando las marcas lanzan un producto o novedad o quieren aumentar su visibilidad, apuestan por espacios exteriores, donde las experiencias son más sensoriales. De esta forma, aquello que se quiere presentar o reforzar, se asocia más fácilmente a emociones positivas.
A esto se le suman las ferias sectoriales, los mercados artesanales, los festivales de música o los eventos gastronómicos, celebraciones tradicionalmente de exterior. Además, suelen contar con la presencia de instituciones o empresas que buscan llegar a un público más amplio o establecer relaciones comerciales. Al mismo tiempo, este tipo de eventos permiten dinamizar la ciudad y ofrecer entretenimiento de valor para la comunidad. Al ser en espacios abiertos se proyecta una imagen de mayor accesibilidad para todos.
A su vez, los torneos, carreras populares, días deportivos o actividades fitness también son eventos que se suelen celebrar en exteriores. Estos acontecimientos fomentan la participación activa y promueven hábitos saludables, pero para ello necesitan amplios espacios exteriores en los que habilitar zonas de participantes, áreas de refrigerios y atención primaria y espacios para espectadores.
Otro tipo de celebraciones que cada vez más apuestan por desarrollarse en entornos al aire libre son las institucionales. Nos referimos a aniversarios, entregas de premios, homenajes o actos conmemorativos, es decir, ocasiones que buscan calidez y proximidad. Ya sean en patios, jardines corporativos o espacios públicos acondicionados, este tipo de eventos se vuelven más acogedores y cercanos, lo que refuerza la imagen de marca y el vínculo con empleados, clientes o colaboradores.
Finalmente, también son un formato de acontecimiento muy típico para los eventos corporativos familiares. En este caso, se trata de jornadas pensadas para compartir con las familias de los empleados, por lo que incluyen picnics, barbacoas, juegos infantiles y actividades para todas las edades. Mejoran la motivación y fidelización de los empleados a la vez que refuerzan el sentimiento de pertenencia.
· Ideas de merchandising corporativo para eventos al aire libre
Si se aprovechan bien, las celebraciones en espacios abiertos son una excelente oportunidad para proyectar una imagen de marca coherente y reforzar el branding de forma práctica y discreta.
En concreto, son una gran ocasión para regalar merchandising que transmita profesionalidad, cuidado por los detalles y compromiso con el bienestar de los asistentes. Además, los productos personalizados no tienen por qué ser solo regalos, también pueden ser parte de la ambientación/decoración del evento. En ambos casos, actúan como potentes herramientas de comunicación.
Te dejamos una selección de productos personalizables cuya presencia en celebraciones al aire libre es prácticamente esencial si quieres ser responsable de organizar un evento exitoso.
- Vasos reutilizables: Para servir bebidas. Se pueden entregar con el brebaje de bienvenida, colocar en mesas o usar en estaciones de refrigerio. Son sostenibles, prácticos y permiten que el logotipo esté siempre presente en la mano de cada asistente.
- Botellas y termos: Se pueden entregar al inicio o incluir en kits de bienvenida al evento. Ayudan a asociar tu marca con valores ecológicos y con la preocupación por el bienestar de los asistentes, ya que permiten mantener las bebidas frescas en verano y calientes en invierno a la vez que velan por una óptima hidratación.
- Gorras o sombreros: Proporcionan protección solar, unifican visualmente a los asistentes y generan un gran impacto de marca en fotografías y vídeos del acontecimiento. A su vez, resultan muy útiles en días muy soleados y en posteriores ocasiones lejos del entorno corporativo. Las gorras, por su lado ofrecen una imagen más deportiva, mientras que los sombreros promocionales destacan por su estética festiva y original.
- Mantas: Para eventos nocturnos o en temporadas un poco más frías. Se pueden colocar sobre sillas o entregarlas a lo largo de la jornada. Aportan abrigo y bienestar y vinculan tu marca a sensaciones cálidas y de cuidado.
- Abanicos: Un clásico en cualquier celebración al aire libre durante los meses más calurosos. Además, suelen usarse posteriormente y destacan por su amplia área de marcaje.
- Artículos de picnic: Si el acontecimiento incluye comida al aire libre no pueden faltar productos como cubiertos, manteles de pícnic o bolsas isotérmicas. Dichos elementos mejoran la experiencia, transmiten organización, refuerzan los valores ecológicos y potencian la relajación y la naturalidad en el establecimiento de nuevas relaciones.
- Barbacoas: Personalizar las barbacoas en las que se prepare la comida es una excelente idea para asegurarse de que todos los asistentes recuerden el logo de tu marca y lo asocien con momentos agradables.
- Sillas plegables: Aportan comodidad en jornadas largas y ayudan a garantizar que todos los asistentes tengan algún sitio donde descansar y relajarse. Asimismo, al estar siempre a la vista aseguran una exposición constante de tu marca.
- Juegos, pelotas o frisbees: Ideales para dinamizar actividades familiares o team buildings. También invitan al juego libre y a conectar con los demás asistentes de una forma poco habitual pero mucho más distendida.
· ¿Y si prefiero celebrar mi evento en un espacio interior?
La principal diferencia entre los eventos en exteriores y los interiores reside en la previsibilidad. En espacios cerrados es mucho más sencillo tener el control total sobre la temperatura, la acústica o la iluminación. No obstante, visualmente son eventos menos atractivos y que transmiten una formalidad mucho más parecida a la de oficinas y empresas, alejando a los asistentes de la naturalidad que a menudo se busca en este tipo de acontecimientos.
Con el fin de ayudarte a conocer y visualizar mejor las diferencias, hemos preparado una tabla comparativa con algunos de los aspectos y características más relevantes de ambos formatos de evento:
| Aspectos | Eventos al aire libre | Eventos en interiores |
| Ambiente | Natural, relajado, visualmente atractivo | Formal, estructurado, controlado |
| Capacidad | Flexible, permite gran afluencia | Limitada al tamaño del local |
| Climatología | Sujeto al tiempo, necesita plan B | Totalmente protegido y predecible |
| Inversión | Menor gasto en luz, ventilación e, incluso, decoración | Requiere climatización, mantenimiento constante |
| Organización / Actitud | Más dinámica, fomenta la participación espontánea | Más guiada y programada |
| Imagen de marca | Cercana, sostenible, moderna | Profesional, técnica, corporativa |
Así pues, a pesar de que los dos tipos de acontecimiento tienen sus puntos fuertes, si lo que buscas es despertar emociones, generar visibilidad y lograr conexiones más directas y reales con tu público, los espacios abiertos son una inagotable fuente de potencial.